Você, que chegou até esse post, muito provavelmente está com alguns problemas em mente: fica perdido entre as tarefas, não consegue dar conta de tudo, faz um malabarismo entre vida pessoal e profissional e, no final do dia, se sente frustrado pela sua falta de organização.
Pode não parecer, mas a falta de planejamento não é um bicho de sete cabeças e um problema impossível de ser resolvido. A chave para a organização envolve consistência e disciplina aliadas à tecnologia (e também ao papel, se você não abre mão do analógico). Só assim você consegue otimizar sua rotina.
Alguns aplicativos foram desenvolvidos justamente com a proposta de auxiliar a nossa organização e gerenciamento de tempo, e é sobre eles que iremos falar aqui. É claro que na Internet existem dezenas de milhares de opções, mas selecionamos cinco com a certeza de que pelo menos uma delas terá as funções que mais precisa.
Para os mais práticos
Para aqueles que não se dão bem com aplicativos muito complexos e cheios de funções, o Google Calendar é a solução perfeita. Nele, é possível ter uma visualização diária, semanal e mensal das tarefas, ideal para quem não quer perder de vista compromissos importantes.
Outro ponto positivo desse aplicativo é a possibilidade de compartilhar agendas. Se você trabalha com outras pessoas e depende da agenda de terceiros, essa é uma maneira de visualizar não só os seus compromissos, como também os de outra pessoa. É ou não é perfeito para otimizar a rotina de casais e equipes?
Além disso, é possível criar diferentes agendas para você mesmo, e separá-las por cores. Uma agenda pode ser dedicada para a sua vida profissional e outra para a vida pessoal, por exemplo.
Ao criar um compromisso no Google Agenda, você consegue acionar um lembrete para não esquecer de fazer aquilo, pode adicionar descrições e arquivos que complementam a tarefa, incluir horário e tempo de duração da atividade e convidar pessoas para aquela marcação, caso seja uma tarefa compartilhada.
Método Kanban
O Trello é um clássico entre os adeptos do método Kanban. Apesar do nome um tanto quanto enigmático, o Kanban existe para descomplicar a gestão de tarefas e projetos. Basicamente, o que define esse tipo de organização é a visualização do trabalho em quadros, criando um fluxo de atividades.
A metodologia foi criada após a Segunda Guerra Mundial pela indústria automotiva do Japão, tendo como objetivo manter a eficiência e produtividade dos funcionários. Na época, eram usadas três listas principais: tarefas a fazer, em andamento e entregues. No Trello, a lógica é a mesma, mas você pode criar muito mais que três quadros.
Na sua rotina, essas listas podem ser adaptadas conforme o seu trabalho. Se você depende de alguém em algum momento, pode criar uma lista para pendências. Um quadro para revisão também é sempre interessante. Se o trabalho passa por aprovação, esse é outro quadro que pode ser criado e por aí vai.
Por ser uma ferramenta muito versátil, ela pode ser adaptada para diferentes tipos de trabalho, como para publicações de artigos, gestão de projetos, fluxo de vendas ou o que a sua necessidade exigir. É uma forma de otimizar sua rotina nos mais variados âmbitos.
Também é possível criar quadros próprios ou editar modelos disponibilizados pelo aplicativo, que inclusive ficam separados em categoria para facilitar a visualização de cada profissional. Além disso, você pode fazer marcações com etiquetas em diferentes cores para visualizar cada tipo de tarefa, adicionar comentários, anexos, criar checklists e aproveitar outras infinidades de recursos do Trello.
DICA: se você usa o Google Drive, é possível fazer integração com o Trello para o acesso dos conteúdos!
Se o seu problema é tempo
Algumas pessoas enfrentam não só o problema da falta de organização, como também da gestão de tempo. O Runrun.it é exatamente sobre isso. Diferente dos aplicativos concorrentes, a ideia do aplicativo é facilitar a gestão de projetos reunindo todas as informações em um único local, como prazos, horas trabalhadas, pessoas responsáveis por cada tarefa e, ao final, relatórios quanto a performance sua ou da equipe.
No Runrun.it as tarefas são alocadas por tipo e por projetos, sendo que elas podem ser destinadas a uma única pessoa ou a uma equipe. Caso a atividade tenha uma continuação feita por uma pessoa de outro setor, por exemplo, é possível adicionar usuários como “sequência de responsáveis”, criando uma continuidade quase automática ao projeto e um fluxo de trabalho mais simples.
A parte da gestão de tempo funciona da seguinte forma: as tarefas são criadas por você ou por um coordenador da equipe. Feito isso, a cada tarefa que você iniciar é necessário dar “play” para que o tempo comece a contar. Com ela pronta, basta dar a tarefa como “entregue”. Caso você precise pausar a atividade no meio do caminho, ela pode ser alocada em um quadro de “pendências”. Otimizar sua rotina pode ser mais simples do que parece, viu só?
O aplicativo também disponibiliza para cada tarefa criada opções de comentários, checklist, anexos, regras e a possibilidade de repetição – ótima para quem exerce atividades semelhantes todos os dias.
Para fluxo de atividades
Também muito usado para gerenciar equipes e projetos, o Asana funciona de forma semelhante ao Trello, mas com mais opções de visualização além dos tradicionais quadros. Nele, o fluxo de organização funciona assim: times, projetos, tarefas, subtarefas e comentários.
Cada projeto forma um quadro com todas essas subdivisões, que podem ser vistas em lista, quadros, calendários ou progresso. Além disso, é possível visualizar a timeline de cada projeto, vendo ponto a ponto onde cada pessoa da equipe está.
Assim como em outros aplicativos, você também pode delimitar prazos para cada tarefa ou projeto e chamar colaboradores para dividirem a mesma tarefa, o que facilita o trabalho em equipe.
Outras funcionalidades do Asana que podem te auxiliar na hora de gerir tempo e atividades são as tarefas recorrentes e tarefas que pertencem a mais de um projeto. Assim, você consegue ver rapidamente o progresso de tudo sem ter que criar novas marcações.
Multifuncionalidade e organização
O Notion é, sem dúvidas, um dos aplicativos mais completos (e complexos) de organização atualmente. Suas dezenas de possibilidades podem ser até um pouco assustadoras no começo, e leva um tempo até entender todo o potencial do aplicativo. Ainda assim, vale muito a pena explorar todas as funcionalidades e descobrir aquelas que melhor funcionam para você.
Ao abrir pela primeira vez o site ou aplicativo, ele te oferece algumas opções de templates que te dão uma base do que pode ser feito nele. Se você quiser, pode usar essas bases mesmo como forma de organização, mas saiba que existem vários outros modelos e formatos.
Nele você pode criar quadros Kanban, que funcionam exatamente como no Trello. Pode configurar uma página para fazer checklists. Consegue usar um calendário para marcações de compromissos e tarefas. Pode criar planilhas, moodboards, um diário…
Isso tudo com o complemento de tags, cores e um design minimalista e funcional. Como esse é um aplicativo com diversas funcionalidades, o interessante é explorá-lo para conhecer como tudo funciona na prática.
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E você, já tentou usar algum desses aplicativos? Escolha aquele que mais te interessou e teste por um período! Tenho certeza que vai conseguir otimizar sua rotina com pelo menos um deles!
